Além das definições constantes na legislação aplicável, seguem outras complementares, visando o bom entendimento das rotinas da gestão de patrimônio, assim como do sistema:


Bens patrimoniais ou material permanente são bens móveis que, em razão de seu uso corrente, tem durabilidade e utilização superior a dois anos, englobando mobiliário, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral ou outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades do MPT. Bens imóveis são considerados bens patrimoniais.


Recebimento  é o ato pelo qual o material permanente adquirido é entregue à uma das unidades do MPT, no local previamente designado, não implicando, necessariamente, em aceitação; transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor à unidade recebedora.


Aceitação é o ato pelo qual o servidor competente declara, na nota fiscal, em outro documento hábil ou sistema informatizado do MPT, haver recebido o bem patrimonial que foi adquirido, tornando-se, neste caso, responsável pela quantidade e perfeita identificação do mesmo, de acordo com as especificações e quantitativos estabelecidos na Nota de Empenho – NE, contrato de aquisição ou outros instrumentos, consoante o art. 62 da Lei 8.666/93 e suas alterações.


Ao efetuar entrada no patrimônio, o bem deve estar acompanhado, no caso de compra, de nota fiscal, fatura ou nota fiscal/fatura correspondente ou, em casos de doação, permuta, transferência, de documento que oriente o registro do bem no sistema.


Após a verificação da qualidade e quantidade dos bens, e estando o material de acordo com as especificações exigidas, o recebedor – responsável pela gestão patrimonial, servidor previamente designado para tanto por Portaria ou Comissão estabelecida para fins de recebimento de materiais, deve atestar no documento fiscal apresentado pelo fornecedor que o bem foi devidamente aceito. Após a implantação do Módulo de Orçamento e Finanças e Módulo de Compras essa rotina será feita pelo sistema e melhor detalhada em Nota Técnica específica.


Registro Patrimonial é o procedimento administrativo que consiste em cadastrar no patrimônio da Unidade do MPT as características, especificações, número de tombamento, valor de aquisição e demais informações sobre o bem adquirido, classificando-o consoante o Plano de Contas da Administração Pública Federal e dar-se-á na forma disciplinada pela Instrução Normativa PGT nº 003/2010, item IV.


Tombamento é o procedimento administrativo que consiste em identificar cada material permanente com um número único de registro patrimonial, denominado Número de Tombamento – NT, Número de Patrimônio – NP ou Registro Geral de Patrimônio – RGP, podendo ser fixado por plaqueta, etiqueta ou método equivalente.


Importante ressaltar que, conforme estabelecido na IN PGT nº 003/2010, “os números de registro patrimonial para qualquer código terão ordem crescente rigorosa, a partir de 0001, a fim de evitar falhas ou repetições”, não podendo ser reaproveitados, ainda que os bens tenham sido baixados do acervo.


Incorporação é o ato de Registro Patrimonial do material adquirido em sistema informatizado de controle patrimonial e a consequente variação positiva do patrimônio da Unidade.


Distribuição é o ato pelo qual o Setor de Patrimônio efetua a primeira distribuição de material permanente recém adquirido, de acordo com a destinação correspondente determinada pela Administração. Ocorre mediante carga patrimonial a ser realizada pelo sistema, mediante emissão de Termo de Responsabilidade com aceite informatizado a ser efetuado no módulo de Patrimônio do Sistema Cosmos.


Movimentação é o ato pelo qual o Setor de Patrimônio altera fisicamente o local onde se encontra determinado bem patrimonial, com a respectiva transferência de sua responsabilidade, emitindo novo Termo de Responsabilidade com aceite informatizado a ser efetuado no módulo de Patrimônio do Sistema Cosmos. A movimentação pode ocorrer, ainda, nos casos de envio de determinado bem para manutenção em fornecedores cadastrados ou empréstimo a outras unidades ou órgãos.  


Cumpre ressaltar que a responsabilidade sobre determinado bem patrimonial pode ser atribuída ao servidor que o utiliza diretamente ou o tem sob sua guarda ou à chefia imediata desse servidor, cabendo a cada Regional definir o procedimento local a ser adotado. Importante, ainda, destacar que a assinatura do termo de responsabilidade pelo responsável é obrigatória.


Inventário é o procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos físicos, que consiste no arrolamento físico-financeiro de todos os bens existentes de forma a localizá-los, avaliá-los e baixá-los, quando o caso.


O inventário tem como objetivos:

  1. verificar a exatidão dos registros de controle, mediante a realização de levantamentos físicos;
  2. verificar a conformidade entre os registros do sistema de controle patrimonial e aqueles  do Sistema Integrado de Administração Financeira – Siafi;
  3. confirmar as responsabilidades pela guarda dos bens patrimoniais;
  4. fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial;
  5. fornecer informações a órgãos fiscalizadores e compor tomada de contas das Unidades (PGT e PRTs).


Interessante ressaltar que cada Unidade Regional deve inventariar seus bens, no mínimo, anualmente, cabendo ao gestor do patrimônio identificar a necessidade da realização de outros inventários durante o ano, como por exemplo, no caso de alteração de chefia e da consequente responsabilidade sobre os bens existentes naquele setor/divisão, realocação de servidores, mudança de imóvel etc.


Entrada e exportação: No módulo de Patrimônio do Sistema Cosmos, entrada e exportação são, no momento, conceitos diferentes. A entrada dos bens no sistema, até que a interface com os módulos de Compras e Orçamento seja disponibilizada, é feita pelo gestor do Patrimônio e é sinônimo de inserção de dados no sistema. Os dados inseridos são passíveis de mudança até que essa entrada seja exportada. Com a exportação, os bens passam a fazer parte do Patrimônio da Unidade e são tombados, ou seja, recebem um número de patrimônio. A exportação deve ocorrer SEMPRE após a liquidação (pagamento) da nota fiscal respectiva ou da contabilização no SIAFI no caso de outras entradas. Para que essa liquidação ocorra é necessário que os bens tenham sido recebidos, conferidos com a nota fiscal e com a especificação constante do processo de aquisição (aspectos qualitativo e quantitativo) e aceitos, de forma a que o seu pagamento tenha sido liberado pelos responsáveis por seu recebimento e efetuado pelo Financeiro.


Reavaliação: é a alteração da base monetária inicial (valor de aquisição) de determinado bem patrimonial que necessita ser ajustada em razão de problemas contábeis, de conservação ou para que reflita o valor real de mercado. Pode ocorrer por iniciativa do gestor do Patrimônio ou por orientação da AUDIN/MPU.  


Local: endereço onde o bem será alocado por meio de movimentação. No sistema, o cadastramento dos locais encontra-se em >> Materiais >> Patrimônios >> Locais. Uma vez a localidade possuindo bens ali disponibilizados, não há a possibilidade de desativá-la. Isso só ocorrerá após a movimentação dos bens para outro local de forma a não haver nenhum bem naquela localidade.


No sistema, local e responsável não estão atrelados. Melhor explicando, não há vinculação entre local e responsável de forma que ambos devem ser escolhidos pelo gestor.

As movimentações feitas equivocadamente no sistema são desfeitas por meio de nova movimentação.


Depreciação: a depreciação dos bens patrimoniados é calculada internamente pelo sistema seguindo as orientações da AUDIN/MPU e legislação contábil em vigor, notadamente a Orientação Contábil SEORI/AUDIN-MPU nº 002/2017 .


A Orientação Contábil SEORI/AUDIN-MPU nº 002/2017 conceitua depreciação, determina como deve ser calculada e orienta, ainda, como tratar eventuais diferenças entre o valor da depreciação acumulada de determinado bem após migração ao Cosmos e seu valor no SIAFI.





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